Autenticar a cópia de um documento é o ato pelo qual o oficial (ou o escrevente) compara o documento original com a sua fotocópia e certifica, na fotocópia, que ela confere com o documento original.

Não é possível utilizar um selo para mais de uma reprodução, mesmo que as reproduções tenham sido feitas na mesma folha. Um ato de autenticação (um selo) para cada reprodução. Isto não é uma opção do oficial (ou do escrevente), é uma imposição normativa. Não é permitido apor um selo para servir como segurança na autenticação de mais de uma reprodução, a não ser que seja para autenticar cópia de um documento de identidade, como o RG, por exemplo. Neste caso, é permitido reproduzir a frente e o verso do RG em uma folha e proceder a um único ato de autenticação (um único selo).

Questões importantes:

– só se autentica a cópia mediante a apresentação do original; e

– se no documento original houver rasuras que possam indicar possíveis fraudes, não será possível autenticar a cópia;

Autenticação Digital

É possível autenticar digitalmente um documento apresentado em papel. O documento original será digitalizado por nós e o seu pdf será autenticado digitalmente. Além do documento original em papel, o usuário deverá apresentar uma mídia digital (pen-drive) para que o arquivo digital autenticado seja inserido. Não é permitido enviar o arquivo digital autenticado através de e-mail.

Maiores informações podem ser obtidas pelo telefone 11 2942 1010, pelo e-mail firmas@cartoriotatuape.com.br, ou pelo whatsapp 11 2942 1011.

NOTAS ADICIONAIS SOBRE O TEMA

– a autenticação é cobrada por face de documento. Cada página será uma autenticação, mesmo que ambas sejam reproduzidas em um único lado da folha. Exceção aos documentos de identidades que, apesar de terem duas reproduções (frente e verso do documento em uma única página) haverá uma única cobrança. Os demais serão cobrados por página (itens 10.1 e 10.2 das Notas Explicativas da Tabela de Emolumentos);

– o valor da cópia está previsto no item 10.3, das Notas Explicativas da Tabela de Emolumentos;

NORMATIZAÇÕES SOBRE O TEMA

Provimento nº 58/89, Normas de Serviço Extrajudicial da Corregedoria Geral de Justiça de São Paulo, Capitulo XVI

(https://www.tjsp.jus.br/Corregedoria/Comunicados/NormasExtrajudiciais)

169. O Tabelião de Notas pode extrair, pelo sistema reprográfico ou equivalente, cópias de documentos públicos ou particulares.

170. O Tabelião de Notas, ao autenticar cópias reprográficas, não deve restringir-se à mera conferência dos textos ou ao aspecto morfológico da escrita, mas verificar, com cautela, se o documento copiado contém rasuras, supressão de palavras ou linhas ou, ainda, quaisquer outros sinais suspeitos indicativos de possíveis fraudes.

171. Nos documentos em que houver mais de uma reprodução, a cada uma corresponderá um instrumento de autenticação.

171.1. O instrumento de autenticação constará do anverso da cópia, obrigatoriamente.

171.2. O instrumento de autenticação deve conter a identificação do escrevente que o firmou.

172. Na extração e autenticação de cópias reprográficas de documentos de reduzido tamanho, o tabelião deve inutilizar os espaços em branco, cortando e reduzindo a reprodução, de acordo com as dimensões do documento, de modo que ali caibam somente a reprodução e a autenticação.

173. O tabelião poderá autenticar cópias reprográficas reduzidas ou ampliadas de documentos, indicando essa situação no ato.

174. Não será extraída, autenticada ou utilizada para a prática de ato notarial, reprodução reprográfica de outra reprodução reprográfica, autenticada ou não, de documento público ou particular.

174.1. Não se sujeitam a esta restrição a cópia ou o conjunto de cópias reprográficas que, emanadas e autenticadas de autoridade ou repartição pública, constituam documento originário, tais como cartas de ordem, de sentença, de arrematação, de adjudicação, formais de partilha, certidões positivas de registros públicos e de protestos e certidões da Junta Comercial.

175. As cópias reprográficas autenticadas por autoridade administrativa, em razão de seu ofício, e do foro judicial independem de autenticação notarial, uma vez que constituem documentos originários.

176. É vedado autenticar documentos já autenticados pelos Juízos e Tribunais.

177. Não podem ser autenticados, dentre outros documentos:

a) os transmitidos por fac-símile, exceto os que contenham assinatura inserida após a recepção do documento;

b) parte ou partes de documentos cuja compreensão de seu conteúdo dependa de sua leitura integral;

c) documentos escritos a lápis ou outro meio de impressão delével;

d) documentos alterados com tinta corretiva, quando a correção implique substancial alteração do conteúdo do documento (nome completo, datas, valores, etc.);

e) mensagens eletrônicas (e-mails).

177.1. O Tabelião de Notas, nessas situações, poderá, a seu juízo e sob sua responsabilidade, autenticar a cópia e certificar eventuais inconformidades.

177.2. Nas reprografias de documentos, públicos ou particulares, autenticadas ou não, cujo processo de reprodução utilize recurso tecnológico de alta definição e gerador de cópias coloridas, o Tabelião de Notas deve, necessariamente, apor o termo “CÓPIA COLORIDA”, por meio de carimbo apropriado (chancela manual) e proporcional à dimensão do documento a ser extraído, tornando legível a expressão que ficará centralizada no anverso da cópia.

178. Podem ser autenticados, dentre outras cópias de documentos:

a) extratos bancários, inclusive os emitidos por impressão térmica;

b) parte ou partes de um documento quando seu conteúdo for relevante e possa produzir efeitos jurídicos isoladamente, hipótese em que o Tabelião de Notas deverá apor a ressalva: “a presente cópia é parte de um documento”;

c) parte ou partes de um processo judicial, formal de partilha, carta de arrematação, carta de adjudicação, dentre outros, quando contenha a rubrica do supervisor ou do coordenador de serviço, caso em que o Tabelião de Notas deverá apor a ressalva: “a presente cópia é parte de um documento judicial”;

d) certidões expedidas por órgãos administrativos que contenham cópias autenticadas por estes.

206. Define-se como materialização a geração de documentos em papel, com autenticação, a partir de documentos eletrônicos, públicos ou particulares, que apresentem assinatura digital ou outra forma de confirmação de integridade e autenticidade.

207. A materialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, por meio da impressão integral, aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação (quando aplicável), inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação, e aplicação do selo de autenticidade de documento eletrônico.

208. Define-se como desmaterialização a geração de documentos eletrônicos, com aplicação de certificado digital, a partir de documento em papel.

209. A desmaterialização de documentos poderá ser realizada por Tabelião de Notas ou Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais que detenha atribuição notarial, bem como por seus prepostos autorizados, com uso dos meios técnicos da própria serventia.

210. Os documentos eletrônicos produzidos no exercício da atividade notarial deverão ser assinados com emprego de certificado digital, no padrão ICP-Brasil, necessariamente, por meio da “Central Notarial de Autenticação Digital” (CENAD), módulo de serviço da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC).

210.1. O código hash gerado no processo de certificação digital deverá ser arquivado na CENAD de forma que possa ser utilizado para confirmação da autenticidade do documento eletrônico.

210.2. Para confirmação de autenticidade e integridade, o usuário acessará o CENAD, no portal de internet da CENSEC, e fará o upload do documento. A verificação de autenticidade e integridade decorrerá da confrontação do hash calculado para esse documento com o hash arquivado no momento da certificação.

211. A mídia a ser utilizada para arquivamento do documento digital deverá ser virgem ou formatada, fornecida ou custeada pelo usuário.

212. A pedido do usuário, a mídia (do tipo pen drive) poderá ser fornecida pela serventia, pelo valor de custo, até o limite de 0,5 UFESP´s.

213. O custo da materialização e da desmaterialização de documentos corresponderá ao da autenticação, por página.

Provimento 149, de 30 de agosto de 2023, do Conselho Nacional de Justiça

(https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/5243)

Art. 305. A desmaterialização será realizada por meio da CENAD nos seguintes documentos:

I — na cópia de um documento físico digitalizado, mediante a conferência com o documento original ou eletrônico; e

II – em documento híbrido.

• 1.º Após a conferência do documento físico, o notário poderá expedir cópias autenticadas em papel ou em meio digital.
• 2.º As cópias eletrônicas oriundas da digitalização de documentos físicos serão conferidas na CENAD.
• 3.º A autenticação notarial gerará um registro na CENAD, que conterá os dados do notário ou preposto que o tenha assinado, a data e hora da assinatura e um código de verificação (hash), que será arquivado.
• 4.º O interessado poderá conferir o documento eletrônico autenticado pelo envio desse mesmo documento à CENAD, que confirmará a autenticidade por até cinco anos.

Art. 306. Compete, exclusivamente, ao tabelião de notas:

I — a materialização, a desmaterialização, a autenticação e a verificação da autoria de documento eletrônico;

II — autenticar a cópia em papel de documento original digitalizado e autenticado eletronicamente perante outro notário;

Provimento nº 58/89, Normas de Serviço Extrajudicial da Corregedoria Geral de Justiça de São Paulo, Capitulo XIII

(https://www.tjsp.jus.br/Corregedoria/Comunicados/NormasExtrajudiciais)

62.2. O disposto nos itens 58, 62 e 62.1, relativamente à expedição de recibos e de contrarrecibos, não se aplica ao serviço de protestos de títulos nem aos atos de reconhecimento de firmas e de autenticação de cópias de documentos, ressalvada exigência da Secretaria da Fazenda Estadual de emissão de recibo por impressora fiscal, a ser respeitada para todos os serviços e atos indicados nas normas estaduais especificas.

Enunciados da ARPENSP

(https://www.arpensp.org.br/?pG=X19wYWdpbmFz&idPagina=528)

Enunciado 51: A cópia reprográfica autenticada de ato da serventia ou de documento arquivado na serventia prevista no item 13 da Tabela de Custas do Registro Civil das Pessoas Naturais não se confunde com a autenticação notarial de documentos em geral e não deve ser utilizado selo de autenticidade. Fundamento legal: Lei 11.331/02, Tabela V, item 13. Publicado em 28 de maio de 2010. Saiba mais em: www.arpensp.org.br/principal/index.cfm?pagina_id=418(Enunciado renumerado na compilação em 30/05/2014)

LEI FEDERAL Nº 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994.

(http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8935.htm)

Art. 7º Aos tabeliães de notas compete com exclusividade:… V – autenticar cópias.

Art. 52. Nas unidades federativas onde já existia lei estadual específica, em vigor na data de publicação desta lei, são competentes para a lavratura de instrumentos traslatícios de direitos reais, procurações, reconhecimento de firmas e autenticação de cópia reprográfica os serviços de Registro Civil das Pessoas Naturais.

LEI ESTADUAL Nº 4.225, DE 10 DE SETEMBRO DE 1984

(https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/lei/1984/lei-4225-10.09.1984.html)

Artigo 1.° – O Artigo 6.° da Lei n. 8.406, de 13 de novembro de 1964, passa a ter a seguinte redação:

“Artigo 6.° – Os Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais têm competência para reconhecer firmas, lavrar procurações e autenticar documentos públicos e particulares. “

LEI 8.935, DE 18 DE NOVEMBRO DE 1994 – LEI DOS CARTÓRIOS

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8935.htm

Art. 7º Aos tabeliães de notas compete com exclusividade:

V – autenticar cópias

Art. 52. Nas unidades federativas onde já existia lei estadual específica, em vigor na data de publicação desta lei, são competentes para a lavratura de instrumentos traslatícios de direitos reais, procurações, reconhecimento de firmas e autenticação de cópia reprográfica os serviços de Registro Civil das Pessoas Naturais.

LEI ESTADUAL 4.225, DE 10 DE SETEMBRO DE 1984

https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/lei/1984/lei-4225-10.09.1984.html

Artigo 1.° – O Artigo 6.° da Lei n. 8.406, de 13 de novembro de 1964, passa a ter a seguinte redação:

“Artigo 6.° – Os Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais têm competência para reconhecer firmas, lavrar procurações e autenticar documentos públicos e particulares. “

CÓDIGO CIVIL

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/L10406compilada.htm

Art. 223. A cópia fotográfica de documento, conferida por tabelião de notas, valerá como prova de declaração da vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original.

Parágrafo único. A prova não supre a ausência do título de crédito, ou do original, nos casos em que a lei ou as circunstâncias condicionarem o exercício do direito à sua exibição.

CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/lei/l13105.htm

Art. 425. Fazem a mesma prova que os originais:

III – as reproduções dos documentos públicos, desde que autenticadas por oficial público ou conferidas em cartório com os respectivos originais;

CÓDIGO DE PROCESSO PENAL

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del3689.htm

Art. 232.  Consideram-se documentos quaisquer escritos, instrumentos ou papéis, públicos ou particulares.

Parágrafo único.  À fotografia do documento, devidamente autenticada, se dará o mesmo valor do original.